Wanneer je binnen een bedrijf gebruik maakt van verschillende systemen, is de kans groot dat je te maken krijgt met verschillende versies van documenten. De ene medewerker zit nog in een oude versie te werken, de ander stuurt verkeerde informatie door op basis van een verouderd document. Allemaal risico’s die kleven aan slecht versiebeheer. Wat is goed versiebeheer dan eigenlijk en waarom is het zo belangrijk?

Wat is versiebeheer precies?

Met versiebeheer houd je de verschillende fasen van een document bij. Dit gaat van het aanmaken tot het definiëren van een versie en alle aanvullingen die in de tussentijd worden aangebracht. Versiebeheer kun je toepassen op verschillende soorten documenten. Denk bijvoorbeeld aan offertes, contracten of rapporten. Versiebeheer is belangrijk voor een duidelijke werkwijze binnen een organisatie. Zo zorg je er met versiebeheer bijvoorbeeld voor dat zogenaamde referentiedocumenten up-to-date zijn. Dit zijn documenten die regelmatig worden geraadpleegd en waar belangrijke informatie in beschreven staat. Denk bijvoorbeeld aan een onboardingdocument voor nieuwe werknemers of brochures voor potentiële klanten. Doordat er goed wordt vastgelegd wat er gebeurt binnen een document, kun je altijd teruggrijpen op een oudere versie. Versiebeheer is daarmee een gewichtig onderdeel van documentbeheer, wat weer cruciaal is binnen een goed Document Management System. 

Risico’s van slecht versiebeheer

Wanneer je geen goed versiebeheer hanteert binnen je bedrijf, loop je enkele onnodige risico’s. Misverstanden en fouten liggen op de loer bij slecht versiebeheer. Denk bijvoorbeeld aan verkeerde informatie die bij je klanten terecht kan komen, omdat medewerkers een sterk verouderde versie van een brochure of offerte gebruiken. Daarnaast kan bijvoorbeeld het beslissingsproces binnen een bedrijf bemoeilijkt worden, wanneer informatie door verkeerd versiebeheer onvolledig is. Tot slot kost slecht versiebeheer onnodig veel tijd, omdat iedereen lang moet zoeken naar de juiste informatie.  

Hoe werkt goed versiebeheer dan precies?

Versiebeheer zorgt ervoor dat documenten op een centrale digitale plek worden opgeslagen. Meerdere mensen kunnen op deze manier bij deze documenten en kunnen er ook tegelijkertijd in werken. Niemand werkt dus meer in zijn eigen versie, waardoor de kans dat iemand zijn bijdragen aan een document verliest aanzienlijk wordt verkleind. Elke wijziging in een document wordt automatisch opgeslagen. Zo kun je precies per datum en tijdstip zien wanneer wat is toegevoegd of verwijderd. 

Belangrijkste voordelen van versiebeheer

  • Mogelijkheid om tegelijkertijd aan een document te werken

  • Juiste informatie is snel gevonden

  • Geen oude of verkeerde versies meer

  • Oude wijzigingen zijn makkelijk terug te vinden

  • Minder opslagruimte nodig

  • Duidelijk welk document en welke info de meest recente is